Ab 1. Jänner 2020 gilt das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden, d.h. ab diesem Zeitpunkt müssen alle Bundesbehörden die elektronische Zustellung ermöglichen. Gleichzeitig werden Unternehmen verpflichtet, für Behörden im Weg der elektronischen Zustellung (wobei nicht E-Mails gemeint sind) über den Postkorb im Unternehmensserviceportal USP,  erreichbar zu sein. Die notwendigen Schritte dazu sind (unter besonderer Berücksichtigung der Handy-Signatur):

  1. Die Bürgerkarte/Handy-Signatur aktivieren
  • Handy-Signatur und Bürgerkarte erfüllen die gleichen Funktionen: Den Nachweis der Identität und die Unterschrift. Während die Bürgerkartenfunktion z.B. auf der e-card ein Kartenlesegerät erfordert, benötigt man ein solches nicht bei der Handy-Signatur.
  • Für die Handysignatur benötigt man ein Handy, das Short Message Service (SMS) empfangen kann (muss kein Smartphone sein) mit einer österreichischen oder deutschen SIM-Karte. Auch Wertkartentelefone können benützt werden.
  • Die Aktivierung der Handy-Signatur kann persönlich in den Registrierungsstellen, z.B. den magistratischen Bezirksämtern oder Finanzämtern erfolgen. Liste der Registrierungsstellen: https://www.buergerkarte.at/registrierungsstellen.html. Erforderlich ist ein amtlicher Lichtbildausweis, die Aktivierung erfolgt kostenlos.
  • Die Aktivierung kann auch über FinanzOnline (https://finanzonline.bmf.gv.at/fon, Anmeldung mit den FinanzOnline-Zugangsdaten und dort den Menüpunkt „Bürgerkarte/Handy-Signatur aktivieren“ wählen. Binnen weniger Tage erhält man einen Bestätigungsbrief) oder das Online-Benutzerkonto bei der Österreichischen Post AG (https://secure.post.at/online-services/handysignatur) erfolgen.
  1. Registrierung am Unternehmensserviceportal (USP)
  • Zur Abholung von E-Zustellungen muss das Unternehmen am Unternehmensserviceportal (USP, https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/home/registrieren.html) registriert sein.
  • Die Registrierung erfolgt mit der Handy-Signatur, ist aber auch über FinanzOnline oder beim Finanzamt möglich. Im Zuge der Registrierung wird ein USP-Administrator des Unternehmens festgelegt.
  1. Registrierung zur elektronischen Zustellung
  • Sobald im „Teilnehmerverzeichnis“ des Unternehmensserviceportal (USP) eine E-Mailadresse vorhanden ist, unter der ein Unternehmen von der E-Zustellung eines Schriftstückes verständigt werden kann, gilt das Unternehmen als registriert.
  • Kein weiterer Handlungsbedarf besteht für Teilnehmer von FinanzOnline, sofern diese nicht auf die elektronische Zustellung verzichtet haben (sie werden automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen):
  • Teilnehmer, die auf die elektronische Zustellung in FinanzOnline verzichtet haben, müssen sich (ab 1. Dezember) aktiv im Unternehmensserviceportal (USP) registrieren.
  1. Benützung der elektronischen Zustellung
  • Wenn ein elektronisches Dokument, z.B. ein behördlicher RSa- oder RSb-Brief oder eine Finanzamtsmitteilung, in "MeinPostkorb" einlangt, erhält man eine Verständigung per E-Mail. Anschließend kann man das Dokument herunterladen, ansehen, weiterleiten, ausdrucken oder auch archivieren.