Firmen sind verpflichtet, signierte PDFs als Willenserklärung zu akzeptieren, es sei denn, das ist in den allgemeinen Geschäftsbedingungen oder durch ein Gesetz explizit ausgeschlossen. Das bedeutet, dass signierte PDFs eigenhändig unterfertigten Schreiben gleichgestellt sind und man damit z.B. Schadensmeldungen an Versicherungen, Kündigungen, Kostenvoranschläge, Gutachten, Verträge, Meldungen an Behörden und vorsteuerabzugsberechtigte Rechnungen verschicken kann.

  • Für PDF-Rechnungen gilt, dass Empfänger nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, wenn die elektronischen Rechnungen mit einer fortgeschrittenen Signatur unterschrieben sind (oder im EDI-Verfahren übermittelt wurden). 
  • Eine erhaltene Signatur kann man unter https://www.signatur.rtr.at/de/vd/Pruefung.html auf ihre Gültigkeit überprüfen.

Verfügt man über eine Handy-Signatur, kann man PDFs online beispielsweise über A-Trust signieren. Wer seine PDFs allerdings lieber lokal auf dem eigenen Computer signieren möchte, kann auf PDF-Over zurückgreifen, das von https://www.buergerkarte.at/pdf-signatur-handy.html für Windows, Mac-OS und Linux heruntergeladen werden kann. Voraussetzung ist die Installation von Java Version 8 oder höher, ansonsten kommt es zu einer Fehlermeldung („javaw konnte nicht gefunden werden“). In diesem Fall Java von der Website https://java.com/de installieren.
  
Da manche PDF-Formulare mit dem Adobe Reader nur ausgefüllt, nicht aber gespeichert werden können, empfiehlt sich z.B. der (englischsprachige) Foxit Reader, mit dem man das Formular ausfüllen und anschließend speichern kann. Die Signierung wird dann anschließend mit PDF-Over oder einem Online-Dienst ausgeführt.