Aufbewahrungspflicht

1. Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, Lieferscheine etc.) und beträgt sieben Jahre.¹Bei EDV-Buchführung oder EDV-Aufzeichnungen sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren und im Fall einer Prüfung zur Verfügung zu stellen. Der Fristlauf startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg bezieht.²Das bedeutet: Eine mit 3. Jänner 2017 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31. Dezember 2024 aufbewahrt werden. Erst am 1. Jänner 2025 darf man die das Jahr 2017 betreffenden Buchhaltungsunterlagen samt den zugehörigen Belegen ausscheiden.
   Die Aufbewahrungszeiten können auch zwölf Jahre betragen, wenn es sich z.B. um Unterlagen und Aufzeichnungen handelt, die Grundstücke betreffen, für bestimmte Grundstücke sogar 22 Jahre. Zudem sind in einem anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren die Unterlagen trotz Fristablaufes weiter aufzubewahren.
2. Die Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.³Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.
3. Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Bücher und Aufzeichnungen gehörenden Belege sind ebenfalls 7 Jahre aufzubewahren.⁴Damit auch Lieferscheine, die Bestandteile einer Rechnung sind.
4. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für elektronische Rechnungen, d.h. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnungen müssen für die Dauer von 7 Jahren gewährleistet sein.

Quellen

• §§ 131, 132 Bundesabgabenordnung (BAO)
• § 18 Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Aufbewahrungspflicht (Unternehmensservice Portal)

Anmerkungen/Fußnoten

• 1
  Bei EDV-Buchführung oder EDV-Aufzeichnungen sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren und im Fall einer Prüfung zur Verfügung zu stellen.
• 2
  Das bedeutet: Eine mit 3. Jänner 2017 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31. Dezember 2024 aufbewahrt werden. Erst am 1. Jänner 2025 darf man die das Jahr 2017 betreffenden Buchhaltungsunterlagen samt den zugehörigen Belegen ausscheiden.
  Die Aufbewahrungszeiten können auch zwölf Jahre betragen, wenn es sich z.B. um Unterlagen und Aufzeichnungen handelt, die Grundstücke betreffen, für bestimmte Grundstücke sogar 22 Jahre. Zudem sind in einem anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren die Unterlagen trotz Fristablaufes weiter aufzubewahren.
• 3
  Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.
• 4
  Damit auch Lieferscheine, die Bestandteile einer Rechnung sind.