Elektronische Rechnungslegung

Geld
  1. Generell gilt, dass ein*e Unternehmer*in berechtigt ist, Rechnungen auszustellen. Führt er*sie die Umsätze an eine*n andere*n Unternehmer*in aus, ist er*sie verpflichtet, Rechnungen auszustellen (§ 11 Abs. 1 Z 1 Umsatzsteuergesetz).
  2. Rechnungen können sowohl in Papierform als auch in einem elektronischem Format (E-Mail, E-Mail-Anhang, Web-Download, Pdf- oder Textdatei, eingescannte Papierrechnung oder Fax-Rechnung) ausgestellt werden. Der Abrechnung mittels elektronischer Rechnung muss der Empfänger allerdings zustimmen (§ 11 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz).1Die Zustimmung des Empfängers der elektronischen Rechnung Bedarf keiner besonderen Form., es genügt z.B. auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
  3. Jede*r Unternehmer*in kann selbst bestimmen, in welcher Weise er*sie die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des Inhalts einer elektronischen Rechnung gewährleistet.
    Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Sigel (z.B. Handysignatur) garantieren die Echtheit der Herkunft, ebenso aber kann das durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens erfolgen, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird.
  4. Voraussetzung für das Vorliegen einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden elektronischen Rechnung ist, dass die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Dies haben Leistungserbringer*in und Leistungsempfänger*in unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.
    • Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des*r Leistungserbringer*in oder Rechnungsaussteller*in.
    • Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach § 11 UStG erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Aus der Unversehrtheit des Inhalts folgt jedoch nicht, dass die Rechnung inhaltlich (z.B. Anschrift des Leistenden) tatsächlich richtig ist oder bei Rechnungsausstellung richtig war.
    • Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.
  5. Firmen sind verpflichtet, signierte PDFs als Willenserklärung zu akzeptieren, es sei denn, das ist in den allgemeinen Geschäftsbedingungen oder durch ein Gesetz explizit ausgeschlossen. Das bedeutet, dass signierte PDFs eigenhändig unterfertigten Schreiben gleichgestellt sind und man damit z.B. Schadensmeldungen an Versicherungen, Kündigungen, Kostenvoranschläge, Gutachten, Verträge, Meldungen an Behörden und vorsteuerabzugsberechtigte Rechnungen verschicken kann.
  6. Eine erhaltene Signatur kann man unter https://www.signatur.rtr.at/de/vd/Pruefung.html auf ihre Gültigkeit überprüfen.
  7. Verfügt man über eine Handy-Signatur, kann man PDFs online beispielsweise über A-Trust signieren.
  8. Rechnungen, Papierrechnungen ebenso wie elektronische Rechnungen, müssen gemäß Umsatzsteuergesetz (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit.a) den Namen und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers enthalten.
  9. Bei Ausstellung einer Rechnung in mehreren Formaten (z.B. als Pdf- und XML-Datei) oder als Papier- und elektronische Rechnung ist ein Hinweis darauf in der Rechnung aufzunehmen, um eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung zu vermeiden.
  10. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für elektronische Rechnungen, d.h. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnungen müssen für die Dauer von 7 Jahren gewährleistet sein.
  11. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Ausdruck in Papierform ist zulässig, die elektronischen Rechnungen müssen in solch einem Fall nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden.
  12. Wird die elektronische Rechnung in ein anderes Format konvertiert, so muss aus den aufbewahrten Daten zweifelsfrei hervorgehen, dass gegenüber der Originaldatei keine inhaltlichen Änderungen erfolgt sind.
  13. Für PDF-Rechnungen gilt, dass Empfänger nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, wenn die elektronischen Rechnungen mit einer fortgeschrittenen Signatur unterschrieben sind (oder im EDI-Verfahren übermittelt wurden). 

Quellen

Anmerkungen/Fußnoten

  • 1
    Die Zustimmung des Empfängers der elektronischen Rechnung Bedarf keiner besonderen Form., es genügt z.B. auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.